＜歯科医療法人の事務局強化ガイド＞

理事長を守り、組織を支える組織づくり

歯科医療法人の理事長および事務長を対象に、事務局の役割を明確化し、理事長を支える強固な組織を構築するための指針を提供します。特に、事務局の中核である事務長の選任とそのリーダーシップが、医療法人の安定運営と成長に不可欠であることを強調します。本文書を通じて、事務局の機能強化と理事長支援の具体的な手法を共有し、貴法人の発展をサポートします。

1. 医療法人の事務局とは

事務局の使命：理事長の最重要パートナー

医療法人の最終的な責任は、すべて理事長に帰属します。法人の登記上も理事長のみが記載され、他の理事は表記されません。これは、歯科医療が公共の福祉に資する事業であるため、理事長（歯科医師）の権限を最大限尊重し、外部からの法人乗っ取りや不適切な営利目的を防ぐための仕組みです。

現実には、理事会で理事長の解任や新たな選任が可能ですが、社員総会による理事の解任制度があるため、理事長の同意なく運営を掌握することは困難です。したがって、すべての制度は理事長を保護し、支えるよう設計されています。

事務局は、この理事長を直接支援する組織であり、以下の役割を担います：

• 運営管理：人事、労務、経理、財務、法務を掌握し、理事長の負担を軽減。

• 戦略的提言：数値管理や法務アドバイスを通じて、経営戦略を提案。

• 現場との調整：クリニック（診療部門）と事務局の連携を最適化し、理事長の意思を反映。

事務局は理事長直下で機能し、現場とは明確に役割を分担することで、理事長の信頼に応える存在であるべきです。

2. 事務局の役割

クリニックを支える運営管理の中枢

事務局は、医療法人の運営管理を担い、クリニックが診療に専念できる環境を構築します。具体的には、以下を包括的に管理します：

• 総務：施設管理、備品調達、行政対応。

• 財務会計：予算策定、収支管理、税務対応。

• 人事労務：採用、給与計算、労務管理。

• 法務：契約書管理、法的リスクの予防。

• マーケティング：患者獲得戦略、地域ニーズ分析。

• IT：電子カルテシステムの運用、データ管理。

クリニックは「診療の最前線」であり、患者対応や医療の質向上に専念すべきです。事務局は、クリニックが運営管理業務に気を取られないよう、すべてのバックオフィス機能を効率化します。

実践例：事務局の価値

例えば、複数クリニックを運営する医療法人では、事務局が給与計算や税務申告を一元化することで、各クリニックの事務負担を削減。結果、スタッフは患者対応に集中でき、患者満足度が向上した事例があります。

注意点：現場負担の最小化

事務局が管理強化のために現場に過度な書類提出や報告を求めるのは非効率です。現場の負担を軽減する仕組み（例：クラウドベースのデータ共有、簡易報告フォーマット）を導入し、効率的な連携を追求することが重要です。

3. 事務局を強くするには

事務長の選任：組織の鍵

事務局の力は、事務長の能力に大きく左右されます。事務長は、事務局の「監督兼プレーヤー」として、以下の役割を果たします：

• チームマネジメント：メンバーの能力を引き出し、業務を最適に割り振り。

• 教育と指導：スタッフのスキル向上を支援。

• 責任の遂行：業務の進捗管理と結果責任を負う。

事務長に求められる資質

• 責任感と真摯さ：組織全体の成功を第一に考える姿勢。

• リーダーシップ：チームを鼓舞し、目標達成に導く力。

• 人間力：信頼関係を構築し、優秀な人材を引きつける魅力。

• 学習意欲：法務や財務など幅広い知識を継続的に学ぶ姿勢。

チームビルディングのポイント

事務長は、自分より高い能力を持つ人材を中核メンバーとして選ぶべきです。ただし、能力だけでなく人間性（協調性、誠実さ）も重視し、信頼できるチームを構築します。能力不足のメンバーは、適切に役割を変更または外す決断も必要です。

具体例：事務長の育成

事務長候補者には、外部研修（例：医療法人向けマネジメント講座）やメンター制度を活用し、リーダーシップと専門知識を強化。定期的な360度評価で、自己認識と改善点を明確化する仕組みが効果的です。

4. 命令系統の整備

明確な責任分担

事務局内では、中心メンバーを部門長（例：総務部門長、財務部門長）に任命し、各部門に担当者を配置します。各部門長は自身の領域の責任を負い、事務長が全体を統括します。

コミュニケーションの強化

部門長間の密な連携が不可欠です。週次ミーティングやプロジェクト管理ツール（例：Trello、Asana）を活用し、情報共有と進捗確認を徹底。事務長は、部門間の調整役として、対立や遅延を未然に防ぎます。

5. 現場と事務局の連携

適切な距離感の維持

現場（クリニック）と事務局は役割が異なるため、一定の距離感が必要です。しかし、事務長が現場の実態を理解しない場合、誤った指示や混乱を招くリスクがあります。

連携の具体策

• 定期的な現場ヒアリング：月1回のクリニック訪問やスタッフとの対話を通じて、課題を把握。

• 迅速な問題解決：現場からの要望（例：備品不足、システム不具合）を優先対応。

• 理事長との連携：診療に関する課題でも、理事長の指示を仰ぎ、解決策を提示。

成功事例

ある医療法人では、事務局が「現場課題共有シート」を導入。クリニックスタッフが簡単なフォームで課題を報告し、事務局が1週間以内に解決策を提案。これにより、現場の不満が減り、信頼関係が向上しました。

6. 経営戦略の立案

データに基づく戦略

事務局は、以下のデータを基に、各クリニックの戦略を立案します：

• 売上分析：クリニックごとの収益、患者数をKPIとして設定。

• スタッフ評価：各スタッフの強み・弱みを把握（例：患者対応力、チームワーク）。

• 課題の特定：問題の原因がドクター、スタッフ、システムのいずれにあるかを分析。

戦略立案のプロセス

• ヒアリング：現場責任者やスタッフとディスカッションし、課題とニーズを抽出。

• 分析：SWOT分析を活用し、強み・弱み・機会・脅威を整理。

• 戦略提案：強みを強化する施策（例：専門診療の拡充）や弱みを克服する施策（例：スタッフ研修）を優先順位付け。

• 実行と評価：PDCAサイクルを回し、3か月ごとに進捗を評価。

実践例

あるクリニックでは、患者リピート率の低下が課題でした。事務局は患者アンケートを実施し、待ち時間短縮を提案。予約システムの最適化と受付スタッフの追加配置により、リピート率が15%向上しました。

7. 私たちのサポート

当社は、歯科医療法人の組織強化を専門にコンサルティングを提供しています。

以下のような成果を上げてきました：

• 事例1：１５院運営の法人で、事務局の体制構築により、理事長の管理負担を40%削減。

• 事例2：事務長育成プログラム導入後、事務局の業務効率が30%向上。

貴法人の課題に応じたカスタマイズされたソリューションを提供します。

歯科医療法人の長期安定的な運営は、理事長を支える事務局の力にかかっています。事務長の選任と育成、明確な命令系統、現場との連携、データに基づく戦略立案を通じて、理事長の負担を軽減し、組織全体の成長を実現します。貴法人の事務局強化の一助となれば幸いです。